office邮件合并功能的妙用

 

　　二、建立主文档

　　在刚才打开的永中office的文字处理中建立一个主文档，就是给所有家长的一份通知文件。只要我们在每份通知单需要填写每位家长名字的地方留出空格就可以了(如图2)。

　　

　　三、邮件合并

　　现在，打印家长会通知单的文件资料准备好后，我们就可以见识到永中office“邮件合并”功能的庐山真面目了。　　

　　1.在刚建立的主文档中，选择菜单栏的“工具→信件和邮件→邮件合并”，则出现“邮件合并”对话框。

　　2.单击“折叠”图标，找到刚才建立的数据库，选择单元格数据区域(包括标题行)，然后再单击“扩展”图标，回到“邮件合并”对话框，单击“确定”按钮即可。此时邮件合并工具栏便显示在菜单工具栏的下面(如图3)。　　

　　

　　3.将光标置于要插入相应项目的位置，单击“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与电子表格中的标题行是一一对应的)，然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕。　　

　　4.最后单击邮件合并工具栏中的“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果--每位学生家长通知单都成了一个新文档，不再需要我们进行任何的加工处理，很方便高效吧，怎么样，还不快点试试？

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